Stylistika textů, I. díl: Co nesmí chybět v PR článku či e-mailu?

30. 09. 2020 Autor Tereza Hruška Hášová

V právě začínajícím seriálu příspěvků o stylistice různých textů vám pomůžeme najít specifika některých forem či konkrétních zadání. Jak psát články, aby je lidé četli, proč by vašemu medailonku neměl chybět příběh a jaké jsou zásady při psaní odborných textů? Zlepšete svůj psaný projev s našimi copytipy.

Jak napsat článek pro PR účely

Napsat krátký reklamní text dokáže asi každý, jak ale napsat opravdu dobrý článek? V případě sepisování PR článku záleží nejen na jeho obsahu, ale i na strukturování celého textu. Při psaní článku na web nebo do offline prostředí proto nezapomeňte na následující základní poučky. Některé z nich však uplatníte při psaní jakéhokoliv textu.

• Poutavý titulek o správné délce (ideálně do 8 slov) s využitím interpunkčních znamének či číslic zvýší počet čtenářů.
• Lidé na internetu nečtou, pouze očima skenují text. Hledají odpověď na otázku, ne nerudovské obraty a popisy vašeho vnitřního rozpoložení. Dejte jim, co chtějí, a nesnažte se zaujmout lyrickým projevem.
• V článku se snažte být praktičtí, ukažte čtenářům výhody produktu či služby a mějte na paměti cílovou skupinu – přizpůsobte jí styl, odbornost i téma článku.
• Perex, nadpisy, vytučnění důležitých frází a další formátování pomůže ke snazší orientaci čtenáře i vyhledávače. Tvořte kratší odstavce a dodržujte pravidlo „jedna myšlenka = jeden odstavec“.
• Jako vzor PR článku vám může posloužit následující struktura obsahu: Hlavní titulek, perex, odstavce s formátovanými nadpisy a závěr. Závěr nevynechávejte, článek pak působí neuceleně. Můžete v něm shrnout nejdůležitější myšlenky článku, nastínit výhled do budoucna nebo poprosit čtenáře o zamyšlení či vlastní zkušenost k tématu. Nebojte se přidat i ilustrační fotografii nebo grafiku, vždy však uveďte jejich zdroj.
• Snažte se vyvarovat trpnému rodu, slovesům být a mít, klišé i zbytečným výplňkovým slovům (jakoby, vlastně, prostě apod.).
• Zkracujte! Každý text jde napoprvé o polovinu zkrátit, aniž by byla porušena jeho pointa. Nepište dlouhá souvětí a věty se snažte rozdělovat. Kratší věty vám pomohou k vyšší dynamičnosti projevu.
• Nechte článek zkontrolovat někým dalším. Druhé oči si totiž často všimnou stylistických i pravopisných chyb, které autor snadno přehlédne.

TIP: Rádi byste svůj byznys podpořili firemním blogem nebo PR články, ale nevíte, jak na to? Kontaktujte nás a my pro vás připravíme individuální nabídku copywriterských služeb, případně i včetně ukázky PR článku.

Jak napsat e-mail

Možná si říkáte, že na tom není nic těžkého. Původní ručně psané dopisy plné archaických pravidel pomalu ustupují novým technologiím. Jak správně napsat e-mail, aby jeho příjemce měl vůbec chuť jej rozkliknout a nehodil ho ihned do virtuálního koše?

• Používejte jednoduchou e-mailovou adresu, která bude znít přinejmenším profesionálně. Přezdívka z dětství nebo nick plný číslic a zdvojených písmen se velmi špatně pamatuje. Ideální je tvar prijmeni@nazevspolecnosti.cz nebo podobné snadno zkontrolovatelné varianty.
• Do předmětu napište co nejkonkrétněji, o co v e-mailu jde. Vynechte obecné fráze a například místo nicneříkajícího Žádost nebo Prosba použijte předmět Žádost o vystavení dokumentu XY.
• Začněte e-mail správným oslovením. Nejlepší je využít spojení Vážený pane/paní ve spojení s příjmením. Pozdravy Dobrý den, Zdravím a další, které se využívají v mluveném projevu, nejsou chybné, ale nevyznívají nijak profesionálně.
• Pokud někomu píšete poprvé, hned na začátku dopisu se představte. Dáte tak příjemci jasnou představu, kdo mu píše a čeho se dopis týká.
• Samotný text strukturujte do odstavců, ale určitě nemá cenu příjemce e-mailu zahlcovat slovní vatou. Napište jasně co potřebujete, kdy, kde, od koho a podobně a vynechte nepodstatné informace. Ušetříte tak čas sobě i adresátovi.
• Na konec e-mailu nezapomeňte přidat rozloučení a podpis. Pokud je to potřeba, pod podpis přidejte i telefonní číslo nebo fyzickou adresu.
• Před odesláním si celý dopis zkontrolujte. Každý překlep nebo chyba z něj budou zářit a dají příjemci jasně najevo, že jste nechtěli obětovat ani jednu další minutu kvůli finální kontrole. Jestliže jde o dopis, na kterém vám obzvlášť záleží, dejte ho pro jistotu přečíst někomu jinému, kdo vám pomůže vychytat nedostatky.

Jak napsat medailonek nebo stránku O nás

Jedním z nejproblémovějších online textových útvarů je osobní medailonek nebo webová stránka O nás. Text by měl být krátký a výstižný a zároveň čtenáři poskytnout informace o vás, vašem podnikání či životě. Při sepisování takového představení většina autorů mírně znejistí – jak napsat všechno na malý prostor, a ještě se nepodceňovat ani nevychloubat?

• Účelem medailonku nebo stránky O nás je stručné představení vás nebo vaší společnosti čtenáři. Nezapomínejte, že čtenáře zajímají pouze relevantní odpovědi na jeho otázky, nesnažte se text zbytečně natahovat a přeplňovat detaily.
• Neukolébejte se pocitem, že na stránce O nás nezáleží – bývá v TOP 5 nejčtenějších stránkách každého webu. Stejně přistupujte k osobnímu medailonku, berte jej jako jedinou šanci se představit čtenáři, možnému zaměstnavateli či zákazníkovi. Medailonek nahrazuje první dojem při osobním setkání, podle kterého většinou vnímáme vzájemné sympatie.
• Lidé rádi příběhy. I ve vašem představení by tedy alespoň jeden měl být. Může to být příběh o tom, jak jste přešli na volnou nohu, proč se vaše společnost zabývá právě tímto zbožím nebo obchodní historie v několika větách. Snažte se čtenářům přiblížit a vložte do psaní trochu vaší osobnosti nebo emocí. Jen to nepřežeňte. 🙂
• Buďte osobití, vyzdvihněte své přednosti a úspěchy a zbytečně se neostýchejte. Přirozeně tak dáte lidem USP (unique selling proposition, jedinečnou výhodu produktu), díky kterému se odlišíte od konkurence.
• Zapomeňte na klišé a chvástání. Nepoužívejte stylistické obraty jako kvalitní a levné, rodinná firma s dlouholetou tradicí nebo více než XY, které má dokonce vlastní satirickou stránku na Facebooku. Na čtenáře působí lacině. Stejně tak vám nepomůže ani přehánění a arogantní postoj – mezi lidmi se to rychle rozkřikne. Internetové recenze jsou mnohdy přemrštěné, ale negativní reakce ovlivní spoustu možných zákazníků.
• V medailonku neprodávejte. Od toho máte jinou stránku, stejně tak na kontakty. Text by měl být o vás, o vašich úspěších a ukázat vaši lidskou stránku. Můžete však k povídání přidat proklik na další kanály, kde vás lidé mohou sledovat, typické jsou sociální sítě či možnost odběru newsletteru.

Jak napsat odborný článek

Pokud máte v plánu sepisovat odborný článek, bude se vám hodit několik stylistických pravidel. Pomohou vám udržet nit i čtenáře.

• Odborný článek píšete nejen pro odborníky. Nesnažte se text uměle zahltit odborným výrazivem. Pokud použijete veřejnosti neznámý či cizí výraz, vysvětlete jej v závorce (stačí při prvním použití slova).
• V odborném článku nechybí citace. Každý fakt, pokud není vytvořen autorem, by měl mít doložený pramenem, ze kterého informaci autor čerpal. Stejně tak je nutné citovat zdroje obrázků.
• Používáním trpného slovesného rodu (auto bylo umyto, výsledky byly naměřeny, dokument je natáčen) se vyznačuje mnoho odborných článků. Zatímco v jiných stylistických útvarech zní trpný rod nedynamicky a chladně, u odborných článků jej někteří používají záměrně. Text pak působí více odosobněně, akademicky, ale i autoritářsky. Pokud chcete zvýšit čtivost vašeho článku, používejte rod činný (on umyl auto, já jsem naměřil výsledky, štáb natáčí dokument).
• Pokud máte předem dané požadavky na rozsah, formátování a úpravu textu, určitě je dodržte. Mohou být důvodem odmítnutí vaší práce.
• Text čleňte do logických oddílů – úvod, hlavní část textu v kapitolách, závěr, odkazy a citované zdroje. Ty by měly být v jednotném formátu. Někde požadují i anotaci, tedy krátký popis (jeden odstavec, cca 6 řádků) celého obsahu textu.
• Při psaní mějte na mysli strukturu textu a zbytečně myšlenkově neodbíhejte. Jádrem odborného článku jsou ověřitelné informace, citace a faktické prohloubení znalostí. Vaše dojmy a pocity v takovém případě jen málokoho zajímají.

Každý text má svá pravidla

V prvním díle seriálu o stylistických útvarech jsme se zaměřili na specifika PR i odborných článků, napsání profesionálního e-mailu i vytvoření originálního osobního medailonku. Příště se můžete těšit na odlišnosti u dalších typů textů – zaměříme se například na dokonalé CV.