Checklist: Jak si užít zahraniční konferenci

19. 04. 2018 Autor Martina Habartová

A protože u nás zrovna vrcholí přípravy na The Inbounder Conference, tento checklist oceníme i my sami.:)

1. Jak koupit nejlevnější lístek na konferenci

Že nějaký lístek na konferenci stojí oficiálně hromadu peněz ještě nutně neznamená, že je za něj musíte skutečně utratit. Pokud zvažujete svou účast, porozhlédněte si, jestli by lístek nešel sehnat levněji. Asi nejčastějším fíglem organizátorů bývají tzv. early birds tickets. Tyto lístky se začnou prodávat několik měsíců před konferencí a organizátorům mají zajistit jenom návratnost nákladů, jsou proto nejlevnější. Čím víc se blíží datum akce, tím víc lístky zpravidla zdražují (a to klidně o stovky eur). Podívejte se také, jestli organizátoři nenabízejí různé cenové hladiny vstupenek podle toho, co je v nich zahrnuto. Pokud vás na afterparty neužije, třeba ušetříte.

Tipy: Najděte si na Facebooku skupiny věnované konferenci a zadejte si poptávku po lístcích. Je docela pravděpodobné, že se najde někdo, kdo si lístek koupil, ale nakonec se akce účastnit nemůže a vstupenky rád i za nižší cenu prodá.

Checklist:

• Koupit vstupenku.
• Uložit vstupenku do telefonu.
• Vstupenku pro jistotu i vytisknout.

 

2. Jak koupit nejvýhodnější letenku/jízdenku

Nejzákladnějši pravidlo zní: Nečekejte. Letenku si kupte s několikaměsíčním předstihem. Pokud doufáte, že prodejce bude na poslední chvíli vyprodávat neudané letenky za nízkou cenu, aby letadlo zaplnil, uvědomte si, že na konferenci neletíte sami. Čím větší akce, tím více lidí se jí bude účastnit a rozdíl v letence koupené čtyři měsíce dopředu a letence koupené na poslední chvíli může být klidně i 12 tisíc (a to se bavíme jen o Evropě).

✈️ A guy just asked people on his flight “Who’s going to #WebSummit?”
Crazy – try it on your flight 👍🛫🛬 pic.twitter.com/OL73IiaXrL

— Paddy Cosgrave (@paddycosgrave) 5. listopadu 2017

I s vlakem uděláte dobře, když nákup lístku nenecháte na poslední chvíli. Konkrétně ČD nabízejí megavýhodné včasné jízdenky, které se od těch standardních/mezinárodních mohou cenově lišit i o tisíce korun. Třeba nás včasný lístek na vlak do Kolína nad Rýnem vyšel na 494 Kč, běžná mezinárodní jízdenka stojí 3 905 Kč. Pozor, množství včasných jízdenek na vlak je omezeno, proto kupujte, dokud jsou.

Při nákupu letenek rozhodně zvažte připojištění storna pro případ, že se nebudete moct akce zúčastnit. Přepis jména na letence na kolegu totiž stojí mnohdy více než koupě nové letenky (ověřeno za vás). Lístek na vlak můžete vrátit nejpozději den před odjezdem za poplatek 3 eura. Stejně tak si sjednejte na dobu pobytu cestovní pojištění. I na konferenci vás může začít bolet zub či v krku, nebo si můžete zvrtnout kotník a bez pojištění bude vaše bankovní konto plakat.

Tipy: Pozor na to, že různé agregátory letenek vám sice letenku prodají, ale jakmile vás zkasírují, už je moc nezajímáte, a proto vám nezašlou ani upozornění na změnu letu. Proto si pár dnů před odletem na stránkách aerolinek zkontrolujte, jestli se čas odletu nezměnil.

Checklist:

• Koupit letenku.
• Online check-in.
• Palubní lístek stažený v telefonu/aplikaci letecké společnosti.
• Palubní lístek pro jistotu vytisknout.
• Sjednat cestovní pojištění.

 

3. Jak zbytečně neplatit za zavazadlo

Letí-li člověk na konferenci, příliš mnoho toho s sebou nepotřebuje. Proto zpravidla nebývá potřeba připlácet si za odbavené zavazadlo a stačí pouze kabinové. Při nákupu letenky si proto ověřte, kolik zavazadel a jakých rozměrů vám letecká společnost dovolí vzít si s sebou na palubu letadla. Vzít si na palubu jedno menší kabinové a příruční totiž není tak samozřejmé, jak jsem zjistila při letu z Portugalska se společností ČSA. Pokud si u této společnosti koupíte levnou letenku s tarifem Light, máte možnost si vzít na palubu jenom kabinové zavazadlo, a ještě vám ho převáží, zda nepřekračujete povolenou váhu. Ani úplně mikromininanokapsička přes rameno na doklady a peníze vám neprojde. Takže pozor na to. Vlakem si můžete převézt klidně lodní kufr, tam jsou rozměry šumafuk.

Zdroj: skrblik.cz/cestovani/letenky/co-si-nemuzete-vzit-do-letadla/

Tipy: Ušetřit na váze zavazadla vám oproti skořepinovému kufru pomůže skládací cestovní taška. Zvažte také, jestli je nutné s sebou tahat notebook a nevystačíte si jenom s netbookem nebo tabletem. A v neposlední řadě nezapomínejte na to, že letíte do civilizace a spoustu věcí si můžete koupit až na místě.

Checklist:

• Ověřit si, jaká zavazadla moje letecká společnost povoluje.
• Přeměřit zavazadlo.

 

4. Jak si rezervovat nejlepší ubytování

Účastníci konferencí se podle mého pozorování řadí do dvou skupin:

• první skupina jede především na konferenci, plánuje chodit v deset spát, aby mohla brzy vstávat a byla na přednášky svěží
• druhá skupina si jede konferenci hlavně společensky užít, networkovat a objevovat nová místa

Podle toho, do které skupiny patříte, byste měli vybírat ubytování. Členovi první skupiny nebude vadit bydlet poblíž místa konání konference, i když to bude spíše na okraji města, protože si v duchu mne ruce radostí, že na přednášky nebude jezdit narvaným MHD. Člen druhé skupiny bude ochotně na konferenci jezdit namačkaný v metru/autobuse/tramvaji jako sardinka v plechovce, ale bude bydlet v centru, a tudíž se bude moct aktivně účastnit nočního života.

Tipy: Ubytování byste měli opět objednávat alespoň 4 měsíce před datem konání akce, kdy se vám ještě podaří za slušnou cenu sehnat ubytování přímo ve středu města. Později už bude výběr zúžený a těsně před termínem budete rádi, že vůbec máte kde složit hlavu. To platí zejména pro velké konference a turisty hojně navštěvované destinace. Pro rezervaci ubytování doporučuji Airbnb a Booking.

Checklist:

• Rezervovat ubytování.
• Uložit si adresu ubytování do mobilu.
• Adresu ubytování si pro jistotu vytisknout.

 

5. Jak se na konferenci připravit

Přípravu na konferenci hroťte podle toho, jak je konference velká. Pokud se bude konference konat ve více sálech,  projděte si program a vyznačte si, které přednášky byste si chtěli poslechnout. Pak si svůj výběr projděte ještě jednou a zakroužkujte si přednášky „must see“. Je totiž docela možné, že na místě bude v sálech takový nával, že budete muset některé přednášky vynechat, abyste se stihli protlačit na ty, které chcete opravdu vidět. Další záludností, se kterou je potřeba počítat, je čas potřebný na přesuny mezi jednotlivými sály, kde se přednášky konají. Na Websummitu vám jenom přemístění mezi pavilony zabere dobrých 15 minut.

Zdroj: accenture.com/pt-pt/event-web-summit

Tipy: Pro jistotu si s sebou vezměte do batůžku tyčinku, kterou zaženete hlad, až se vám nebudou chtít stát nekonečné fronty na jídlo. Doma si také nezapomeňte power banku na dobíjení mobilu, jestliže se chystáte slidy během přednášek fotit (platí dvakrát pro majitele iPhonů!). A přibalte si s sebou také balení papírových kapesníčků. Na konferencích totiž toaletní papír doslova sublimuje. A to nechcete.

Checklist:

• Prohlédnout si program a vybrat přednášky.
• Nachystat si svačinu.
• Vzít si nabitou power banku.
• Přibalit papírové kapesníky.

 

6. Jak se zorientovat ve místě pobytu

Letenky máte, ubytování máte, program jste viděli. Co dál? Tak například si zjistit, jak se dostanete z letiště/nádraží. Protože ne všude funguje Uber (vyzkoušeno za vás v Kolíně nad Rýnem). Samosebou můžete jet taxíkem, ale zůstaňme u toho, že za pár dnů na konferenci nechcete utratit svoje úspory na dovolenou. Dopředu si proto na internetu najděte, jakým dopravním prostředkem (s jakým číslem a z jakého nástupiště) se dostanete do města. Pokud už takovou nepředloženost spácháte, a nezjistíte si to předem, dopátrejte se nejbližších turistických informací, kde vám aspoň orientačně poradí, případně věnují plánek MHD (pozor – turistické informace fungují jenom v otvíracích hodinách, noční, brzké ranní a večerní přílety/příjezdy mají proto smůlu).

Tipy: Nemusíte si doma plánovat s prstem na mapě celý pobyt, stačí, když si najdete nejbližší bod, kam se musíte po příjezdu dostat (například ulici a zastávku autobusu). Pro jistotu si také na Google Street View prohlédněte zvenčí místo svého ubytování, ať neběháte po bulvárech zmateně sem tam, a uložte si telefonní číslo na svého ubytovatele. Zkontrolujte si, jestli máte v zahraničí povolený roaming a data.

Checklist:

• Promyslet si, jak se budu přepravovat.
• Zjistit si, jak se dostanu z letiště/nádraží.
• Napsat si název zastávky a ulice, kam máte přijet.
• Podívat se na Google Street View, kde bydlím.
• Uložit si číslo na ubytovatele.
• Zkontrolovat roaming.

 

7. Jak si celý pobyt užít

Někdo má rád věci naplánované, někdo cestuje v punkovém stylu. První skupině doporučuju zaběhnout do knihovny/knihkupectví pro Lonely Planet a nastudovat místní reálie od neolitu po současnost, druhé skupině zjistit si aspoň, co by se dalo vidět, kde by se dalo pojíst, co je pro dané město typické – k tomu skvěle poslouží obvykle Wikipedia a Tripadvisor. Poohlédněte se i po cestovatelských blozích, kde narazíte na spoustu doporučení na místa/jídla/věci/zvyklosti, které už si někdo vyzkoušel za vás. Dobré je také zamyslet se nad tím, jestli vyberete peníze předem, nebo až na místě v bankomatu (a zjistit si poplatky své banky za výběry v zahraničí. Některé je mají od určité částky zdarma, jiné docela dost zpoplatněné).

Tipy: Některé konference podporují networking svých účastníků pomocí speciálních aplikací. Pokud ta vaše mezi ně nepatří, zkuste se porozhlédnout po Facebooku, třeba už někdo skupinu sdružující účastníky akce založil… nebo ji založte vy sami:) Jedete do Madridu na The Inbounder? Přidejte se do FB skupiny Češi a Slováci na The Inbounder 2018 a můžeme zajít na pivo:)

Checklist:

• Sepsat si, co chci vidět.
• Dohledat si typická jídla, suvenýry.
• Vybrat peníze.
• Spojit se ve skupinách s ostatními účastníky.

Výše uvedené body neberte jako dogma, ale spíše jako naše vlastní zkušenosti z cestování po zahraničních konferencích. Samozřejmě se vás spousta bodů netýká, pokud pracujete pro brunejského sultána a máte na konferenci neomezený budget. Jestliže jste takovým případem, berte článek jako inspiraci.;) A jaké máte s cestováním na zahraniční konference zkušenosti vy? Podělte se o ně s ostatními v komentářích!