Ovládněte svůj čas! Jak na time management?

19. 02. 2016 Autor Jaroslav Vidim

Co vás zaručeně přivede k infarktu

 

I když odcházíte do práce namotivovaní vyřešit všechny problémy včetně světového míru, začnou se kolem vás během dne nepozorovaně trousit zlodějíčkové času a koncentrace, kteří vám to zaručeně zkazí. Mezi ty patří třeba:

• kolegové zjevující se porůznu vedle vašeho stolu a vznášející nejrůznější požadavky a dotazy
• halasící a veselící se osazenstvo kanceláře
• prokrastinace a hrnutí úkolů jako kuličky hnoje před sebou
• snaha vyhovět ostatním a neschopnost říct „ne“
• lehká zapomětlivost přecházející v úpornou sklerózu
• neuspořádanost pracovních záležitostí končící chaosem

 

Jak poznáte hrozící kolaps?

 

• lijete do sebe přepravky Red Bullů a po nocích si do očí cpete sirky, abyste je udrželi otevřené a dodělali, co máte
• přes veškerou snahu jste neustále ve skluzu a kolegům se v jednom kuse omlouváte, že nestíháte termíny
• úkoly řešíte jen povrchně, aby to vypadalo, že se s nimi hnulo, ale k jádru problému nikdy neproniknete, protože prostě nemáte čas
• bezmocně sledujete, jak se na vás řítí další povinnosti, a nejste schopni zasáhnout
• vystresovaně poletujete od čerta k ďáblu, aniž byste reálně něco udělali
• nervy máte na pochodu, buší vám srdce a váš tep sprintuje někam do sousední galaxie
• o víkendech sedíte přišpendlení k monitoru a sociální život znáte jen z Facebooku, kde asi tak 247x denně prokrastinujete

Time management a kudy na něj

 

Pokud nechcete vyhořet a skončit na antidepresivech, začněte si práci organizovat. Co se osvědčilo?

• na neoblíbené činnosti si stanovte pevné pravidelné termíny, přes které nepojedete vlak
• odhadněte rozumně své síly a v případě, že budete mít pocit přetížení, zavčasu se ozvěte. Ať stihnete úkoly předelegovat nebo jim posunout termíny.
• naučte se říkat „ne“. Kolegové se s tím naučí žít.
• nenechte se vyrušovat. I kdybyste měli vyhlásit konzultační hodiny, mimo které na žádosti a otázky kolegů prostě nebudete reagovat.
• pracovní úkoly si očíslujte podle priority. Určíte si tak pořadí, ve kterém se jim budete věnovat. Odškrtávání splněných úkolů vás navíc přivede k určitému druhu duševního orgasmu.
• všechno si zapisujte. Pořiďte si diář, stáhněte si Evernote, založte si virtuální lístečkovací tabuli v Trellu, pověste si v kanceláři reálnou nástěnku nebo používejte Google Calendar. Získáte tak reálnou představu o tom, co máte všechno udělat.
• jste skřivan nebo sova? I to hraje roli. Pokud budete jako sova mžourat do počítače v šest ráno, kdy je váš mozek ještě v hlubokém bezvědomí, budete úspěšní zhruba jako skřivan zmírající únavou při přípravě prezentace ve dvě hodiny v noci.
• na konci pracovního dne si sepište strukturu následujícího dne
• naučte se odhadovat, kolik času jednotlivé úkoly spolykají. Neplánujte si pracovní den ťip ťop do poslední minuty. Nechte si zhruba 40 % pracovní doby jako rezervu pro nečekané události.
• vypněte si všechna zařízení, která vás ruší: e-mail, firemní komunikátor, mobil, sociální sítě i televizi. Kolegy vypnout nemůžete, proto si pořiďte sluchátka.
• co jde, to delegujte. Jestliže vám to nejde, cestou do práce si v duchu opakujte: „Deleguj nebo umři.“

Patero zásad pro zachování duševního zdraví v pracovním zápřahu

 

• najděte si systém plánování času a práce, který vám bude vyhovovat
• nenechte se vyrušovat ze soustředění na pracovní úkoly
• pokud jste nemocní, nejdřív řešte nemoc a teprve pak pracovní záležitosti
• dodržujte začátky a konce plánovaných aktivit. Na schůzky choďte včas a prezentace neprotahujte.
• nenoste si práci domů a nepracujte po večerech a víkendech

A jak jste na tom vy? Pochlubte se nám v komentářích, jak jste zatočili se svými časožrouty a co vám při organizaci času nejvíce pomohlo. Rádi vyzkoušíme i vaši bojovou taktiku!